Exact Financials (v3)

Project Manual - Journaliseren projecten

Journaliseren projecten

Inleiding

Dit hoofdstuk beschrijft het proces van het journaliseren van projecten. Projecten journaliseren houdt in dat boekingen aangemaakt worden op de onderhanden werk rekening in uw financiële administratie. U kunt deze stap echter ook overslaan en boekingen rechtstreeks journaliseren op de resultatenrekening in uw financiële administratie.

Procedure

Zodra alle kosten- en opbrengstboekingen zijn verwerkt en u deze mutaties in diverse overzichten hebt gecontroleerd, kunt u de gevolgen voor zowel de onderhanden werk rekening als de resultatenrekening in uw financiële administratie registreren.

In Exact Project wordt dit gedaan door te journaliseren. De aan te maken financiële boekingen dienen gecontroleerd te worden voordat ze daadwerkelijk worden aangemaakt.

Aangezien u op diverse manieren de administratie van een project kunt opzetten, zijn er verschillende mogelijkheden voor het journaliseren van projecten.

De onderhanden werk rekening gebruiken omvat de volgende stappen:

• Voorbereiden onderhanden werk rekening gebruiken
• Controleren aan te maken financiële boekingen
• Journaliseren van projecten

Voorbereiden onderhanden werk rekening gebruiken

Zodra alle kosten en opbrengsten verwerkt zijn, kunt u projecten journaliseren. U hoeft echter niet in alle gevallen aangemaakte boekingen te journaliseren. Dit is afhankelijk van de administratie die u gekozen hebt. De diverse mogelijkheden worden hieronder beschreven.

Exact Project kent de volgende mogelijkheden:

Subadministratie-systeem

Het journaliseren van projecten naar de onderhanden werk rekening is alleen relevant als u uw projectadministratie als een subadministratie van uw financiële administratie gebruikt. Dit betekent dat er gekoppelde boekingen worden aangemaakt in uw projectadministratie voor de aan het project gerelateerde kosten en opbrengsten die in uw financiële systeem worden geregistreerd en er wordt tevens relevante projectinformatie doorgesluisd naar het financiële systeem. Als het laatstgenoemde in de loop van een project wordt gedaan, wordt het projecten journaliseren genoemd. De relevante balansrekeningen worden gedebiteerd voor de kosten en de relevante dekkingsrekeningen worden gecrediteerd, zolang het project 'onder handen' is. Als u projecten wilt journaliseren naar een onderhanden werk rekening, dient u per projectgroep het aankruisvak 'gebruik geen onderhanden werk' in [Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Projectgroepen] niet aan te kruisen. Wel dient u de instellingen in 'Journalisering' in [Bestand, Administratie instellingen, Projectinstellingen] op het tabblad 'Verwerken' aan te kruisen. Dit moet u doen voordat u boekingen gaat verwerken. U kunt dus kiezen voor welke projectgroep u de onderhanden werk rekening wilt gebruiken en voor welke niet en u kunt kiezen welke projecten u wilt journaliseren en welke niet.

• U kunt aangeven of u onderhanden werk wilt gebruiken voor werknemerkosten, materieelkosten, artikelkosten en/of directe kosten/opbrengsten.
• Indien u hebt aangegeven dat u geen gebruik wilt maken van de onderhanden werk rekening, worden kosten en opbrengsten direct doorgesluisd naar de resultatenrekening. Als u geen gebruik maakt van 'onderhanden werk', hoeft u geen projecten vrij te laten vallen.

Standalone-system of financiële database

Als u uw projectadministratie als een standalone-systeem of een financiële database gebruikt, kunt u geen gebruik maken van de onderhanden werk rekening, aangezien er geen financiële boekingen van uw projectadministratie naar uw financiële administratie worden doorgesluisd. Als u toch projecten wilt journaliseren, zult u de mutaties handmatig in uw financiële administratie moeten invoeren.

Aan te maken financiële boekingen controleren

U kunt alleen reeds verwerkte boekingen journaliseren. U wordt aangeraden om te controleren of alle boekingen van het project verwerkt zijn voordat u het project journaliseert. Gebruik [ Management, Journaliseren projecten, Overzicht te journaliseren ] om te controleren welke boekingen gejournaliseerd kunnen worden.

! U kunt alleen projecten journaliseren als u de instelling 'Journalisering' in [Bestand, Administratie instellingen, Projectinstellingen] op het tabblad 'Verwerken' hebt geactiveerd, voordat u boekingen hebt verwerkt. Ook dient u per projectgroep het aankruisvak 'Gebruik geen onderhanden werk' in [Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Projectgroepen] niet aan te kruisen als u wilt journaliseren via de onderhanden werk rekening.

Nadat u de aan te maken financiële boekingen hebt gecontroleerd, kunt u de projecten journaliseren.

! Het is niet mogelijk de verwerkte boekingen te veranderen of te verwijderen. Als u fouten ontdekt, kunt u deze corrigeren door correctieboekingen in te voeren in [Projecten, Boeken, Invoeren boekingen*]

Meest gestelde vragen

• Ik wil een overzicht van te journaliseren boekingen, maar op het scherm verschijnt het volgende bericht: "Geen gegevens gevonden in opgegeven traject". Waarom?

  Er zijn diverse redenen:

  • U hebt niet het juiste traject geselecteerd.
  • U hebt geen boekingen verwerkt.
  • U hebt de instellingen in 'Journalisering' in [Bestand, Administratie instellingen, Projectinstellingen] op het tabblad 'Verwerken' niet geactiveerd.

Journaliseren van projecten

Als u uw projectadministratie gebruikt als een subadministratiesysteem van uw financiële systeem en u wilt gebruik maken van de onderhanden werk rekening, worden kosten en opbrengsten van mutaties van projecten op de balansrekening 'Onderhanden werk' geboekt voor de duur van het project. Welke rekeningen gebruikt worden, hangt af van het feit of u hebt gejournaliseerd per projectgroep (en de journaliseringstypen gekoppeld aan de projectgroep) of per kostensoort (en de journaliseringstypen gekoppeld aan de kostensoorten).

Als u projecten journaliseert, kunnen de volgende financiële boekingen worden aangemaakt:

• Voor kosten:

  Onderhanden werk kosten -,--
  Dekking kosten -,--

• Voor opbrengsten:

  Dekking opbrengsten -,--
  Onderhanden werk opbrengsten -,--

Als u projecten wilt journaliseren, voert Exact Project de volgende stappen uit:

• Controleert of de mutaties binnen het gedefinieerde traject liggen.
• Bepaalt welke journaliseringstypen gebruikt dienen te worden tijdens het journaliseren.
• Maakt de financiële boekingen aan.
• Belast de gerealiseerde kosten door naar de juiste kostenplaats, daarbij gebruik makend van journaliseringstypen.
  • Als de doorbelasting van bepaalde kosten gekoppeld wordt aan het journaliseringstype, kunnen de gerealiseerde kosten worden doorbelast naar meer en andere grootboekrekeningen en kostenplaatsen.
• Werkt het te journaliseren overzicht bij.

Nadat u de projecten hebt gejournaliseerd, kunt u:

• De financiële boekingen wijzigen die in de geselecteerde grootboekrekening worden aangemaakt (in Exact Finance) - dit is niet aan te raden om inconsistenties te voorkomen!
• Het foutenverslag controleren om te zien of er fouten gevonden zijn.

Gebruik [ Management, Journaliseren projecten, Journaliseren projecten ] om de projecten te journaliseren. Alle in het overzicht getoonde boekingen worden automatisch gejournaliseerd.

Meest gestelde vragen

• Welk dagboek moet ik gebruiken voor de aan te maken financiële boekingen?

  U dient in elk geval een memoriaal dagboek te kiezen, aangezien de financiële boekingen voor projecten zowel kosten als opbrengsten omvatten. U kunt een memoriaal dagboek gebruiken dat u speciaal voor financiële boekingen in project hebt aangemaakt. Op deze manier is het eenvoudig om de financiële boekingen te vinden die voor projecten in uw financiële administratie zijn aangemaakt.

Project Manual > Inhoud > Journaliseren projecten